Eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen, ist oft das Ziel von Arbeitnehmern. In diesen Fällen stellt sich dann häufig die Frage: Wann und wie kann man eine – unter Umständen berechtigte – Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen.
Ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte kann sich aus Art. 17 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergeben. Das entschied das LAG Sachsen-Anhalt (LAG Sachsen-Anhalt, Urteil v. 23.11.2018, Az.: 5 Sa 7/17 – ArbG Magdeburg, Urteil v. 29.11.2016, Az.: 9 Ca 1235/16).
Der Fall vor dem LAG Sachsen-Anhalt
Nach mehr als sechs Jahren Betriebszugehörigkeit bekam ein angestellter Marktleiter einer Supermarktkette seine Kündigung, nachdem er bereits ein Jahr vor der Kündigung von seinem Arbeitgeber abgemahnt worden war. Gegen die Kündigung erhob er Kündigungsschutzklage. Außerdem verlangte er, dass sein Ex-Arbeitgeber die Abmahnung aus seiner Personalakte entfernt. Der Arbeitgeber weigerte sich, die Abmahnung aus der Akte zu entfernen, und berief sich darauf, dass die Abmahnung zu Recht erfolgt sei und deshalb nicht aus der Akte entfernt werden muss.
Auch berechtigte Abmahnung muss entfernt werden – Art 17 DSGVO
Der Auffassung des Arbeitsgebers schloss sich das LAG allerdings nicht an: Ist die Abmahnung für den Arbeitgeber nicht mehr rechtlich relevant, ist sie aus der Personalakte zu entfernen.
Dieser Anspruch ergibt sich nach Ansicht des LAG unmittelbar aus dem Löschungsrecht gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO: Danach kann jede Person, die von einer Erhebung personenbezogener Daten betroffen ist, vom Verantwortlichen verlangen, dass er die betreffenden Daten unverzüglich löscht, wenn sie für die Zwecke nicht mehr notwendig sind, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.
Kein rechtlicher Grund: Abmahnung ist zu löschen
Ist die Arbeitgeberabmahnung für den ursprünglichen Zweck, zu dem sie erteilt wurde, also nicht mehr von Bedeutung, kann ein Arbeitnehmer ihre Löschung verlangen.
Dass eine Abmahnung keine rechtliche Relevanz mehr hat, ist der Fall, wenn der Arbeitgeber kein nachvollziehbares Interesse mehr am Beibehalt der Abmahnung in der Personalakte hat. Ein solches Interesse des Arbeitgebers liegt aber nur dann vor, wenn die Abmahnung noch eine rechtliche Funktion erfüllt, wenn sie also den Arbeitnehmer
- auf dessen vertragliche Pflichten hinweisen und auf eine Pflichtverletzung aufmerksam machen soll (Rüge- und Dokumentationsfunktion),
- für die Zukunft zu einem vertragstreuen Verhalten auffordern und rechtliche Konsequenzen bei erneuter Pflichtverletzung ankündigen soll (Warnfunktion).
Ist das Arbeitsverhältnis beendet, entfällt die Warnfunktion automatisch, der Arbeitnehmer kann die Löschung verlangen. In Bezug auf die Rüge- und Dokumentationsfunktion kommt es auf den Einzelfall an: Wenn der Arbeitgeber etwaige Ansprüche des Arbeitnehmers abwehren (Kündigungsschutzklage etc.) oder eigene Ansprüche gegen den Arbeitnehmer begründen will und der Inhalt der Abmahnung dafür relevant ist, kann ein Interesse des Arbeitgebers am Beibehalt der Kündigung in der Personalakte auch nach der Kündigung weiter bestehen. Für das LAG war die Sache im Streitfall allerdings klar. Der Arbeitgeber machte keine Argumente geltend, weshalb die Abmahnung in der Akte verbleiben muss. Damit war die Arbeitgeberabmahnung in der Personalakte nicht mehr notwendig, sie musste entfernt werden.
NEU: DSGVO, BDSG und Personalakte
Besonders war in diesem Fall, dass mit Anwendung der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) der Schutz des Arbeitnehmers deutlich verbessert wird. Angaben in der Abmahnung sind nach LAG Sachsen-Anhalt personenbezogene Daten i. S. d. DSGVO. Die Personalakte ist ein „Datensystem“ nach Art. 4 Nr. 6 DSGVO, denn dort werden personenbezogene Daten strukturiert verarbeitet und gespeichert. Die DSGVO kommt damit auf die Personalakte zur Anwendung, der Arbeitnehmer kann Ansprüche aus der DSGVO geltend machen, ein Arbeitgeber muss als Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO dem Anspruch aus Art 17 Abs. 1 DSGVO nachkommen.
Fazit
Mit der Anwendung von Art. 17 Abs. 1 DSGVO auf Personalakten sind die Chancen für Arbeitnehmer, eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen zu lassen, besser denn je. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Abmahnung berechtigt war oder nicht. Außerdem ist allein entscheidend, ob das Verbleiben der Abmahnung in der Akte für den Arbeitgeber rechtlich notwendig ist. Ist das nicht der Fall, muss die Abmahnung entfernt werden.
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